Tietosuojakäytäntö

Euroopan komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto (DG EAC), koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) samoin kuin EUN Partnership (EUN) EACEA:n palveluntarjoajana ovat sitoutuneet turvaamaan yksityisyytesi.

School Education Gateway -alusta kerää ja käsittelee henkilötietoja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 [i] mukaisesti. Asetus koskee luonnollisten henkilöiden suojelua unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä (”yleinen tietosuoja-asetus”). Kaikki tiedot kerätään tietokantaan, jota säilytetään Euroopan unionin alueella.

Arvostamme luottamustasi ja haluamme varmistaa, että ymmärrät henkilötietojesi suojaamista koskevat periaatteemme ja käytäntömme School Education Gateway -alustalla.

1. Kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä (rekisterinpitäjä)?

Rekisterinpitäjä on koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA), Avenue du Bourget 1, BE-1149 Brussels.

Käsittelystä vastaavaksi henkilöksi on nimetty EACEA:n yksikön A5 päällikkö:

Head of Unit A5 of EACEA 
Education Audiovisual and Culture Executive Agency
Avenue du Bourget 1, BE-1049 Brussels
Sähköposti: eacea-eplus-etwinning@ec.europa.eu

2. Mitä henkilötietoja käsitellään ja miten?

A. Käyttäjäprofiili: henkilökohtaiset ja organisaation tiedot

School Education Gateway -alustalla käsitellään seuraavia henkilökohtaisia tietoja, kun käyttäjä luo sinne tilin.

Käyttäjä voi halutessaan liittää itsensä yhteen tai useampaan organisaatioon.

Seuraavassa taulukossa kerrotaan, mitkä henkilöä ja organisaatiota koskevat tiedot ovat pakollisia ja mitkä vapaaehtoisia School Education Gateway- alustalle rekisteröidyttäessä.

Henkilökohtaiset tiedot Organisaation tiedot
Pakolliset Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite
Käyttäjätyyppi
Maa
Organisaation nimi
Osoite
Paikkakunta
Postinumero
Maa
Alue
Tyyppi
PIC-koodi (Participant Identification Code)
Yhteyshenkilö (linkki olemassa olevaan käyttäjäprofiiliin)
Vapaaehtoiset Kuva Kuvaus
Verkkosivuston osoite
Facebook-osoite
Twitter-osoite
LinkedIn-osoite
Kuva

B. Verkkokursseille osallistumisesta saatavat tiedot

School Education Gateway tarjoaa mahdollisuuden osallistua verkkokursseille Teacher Academyn kautta. Verkkokurssille ilmoittautuminen edellyttää käyttäjätilin luomista School Education Gateway -alustalle (ks. edellä), mutta muita henkilötietoja ei tarvita.

Verkkokurssilla voidaan kerätä seuraavia tietoja, mukaan lukien sellaisia, joista henkilön voi tunnistaa:

  • Opiskelijan tuottama sisältö, kuten palautetut tehtävät, vertaisarvioidut tehtävät ja toisilta opiskelijoilta saatu palaute.
  • Kurssiin liittyvät tiedot, kuten opiskelijan vastaukset tietovisoihin, foorumiviesteihin ja kyselyihin.
  • Kommentit, valokuvat, videot ja muut aineistot, joita jaetaan julkisilla foorumeilla (tai vastaavilla kolmannen osapuolen työkaluilla, kuten Padlet tai Tricider). Nämä foorumit voivat olla alustalla tai ne voivat olla upotettuja tai niihin voi olla linkki alustalta.
  • Ulkoisten, kolmannen osapuolen työkalujen käyttö verkkokursseilla on vapaaehtoista. Näiden työkalujen hallinnasta vastaavat kolmannen osapuolet sivustot, joilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Rekisteröitymällä niihin osallistuja hyväksyy sen, että hänen henkilötietojaan käsittelevät nämä kolmannet osapuolet (rekisterinpitäjinä). Kannattaa tutustua näiden kolmansien osapuolten verkkosivustojen tietosuojakäytäntöihin, joista saa tarkemmat tiedot.

Kaikki foorumeille ja muihin keskusteluvälineisiin lähetetyt tiedot näkyvät alustalla verkkokurssin muille osallistujille ja joissakin tapauksissa myös alustan ulkopuolella. Osallistujan kannattaa aina harkita tarkkaan henkilökohtaisten tai arkaluonteisten tietojen julkaisemista ja varmistaa, että hänellä on asianmukainen lupa esimerkiksi kuvien jakamiseen.  

C. Kolmannen osapuolen sivustoilta tai palveluista saatavat tiedot

School Education Gateway voi saada haltuunsa henkilötietoja, kun käyttäjä käyttää kolmannen osapuolen sivustoa tai kirjautuu kolmannen osapuolen sivustolle (esim. Facebook, Twitter tai Padlet), joka näyttää tietoa alustalla. Tämä voi sisältää tekstiä ja/tai kuvia, jotka ovat saatavilla kolmannen osapuolen sivustolla.

School Education Gateway saa henkilötietoja (tässä tapauksessa käyttäjän nimi, käyttäjän yksilöivä tunnus kolmannen osapuolen sivustolla ja käyttäjän sähköpostiosoite) kolmannen osapuolen sivustolta, jos käyttäjä kirjautuu alustalle kolmannen osapuolen sivuston kirjautumistiedoilla (Facebook, Twitter, Google tai LinkedIn).

Kolmannen osapuolen sivustot, jotka tarjoavat verkkokursseihin liittyviä työkaluja ja palveluja, esimerkiksi verkkovisoja, vertaisarviointijärjestelmiä tai sosiaalisen median toimintoja, voivat myös kerätä tunnistettavia henkilötietoja siitä, miten käyttäjä käyttää kyseistä sivustoa osallistuessaan verkkokursseihin liittyvään toimintaan. Kolmannen osapuolen sivustot voivat jakaa nämä tiedot School Education Gatewayn kanssa niin School Education Gatewayn palvelujen, kolmannen osapuolen sivuston palvelujen kuin käyttäjän opiskelukokemuksen parantamiseksi. Näitä tietoja ovat muun muassa tieto siitä, kuinka kauan kyseisellä sivustolla on viivytty ja millä sivuilla on vierailtu. Näiden työkalujen käyttö verkkokurssilla on aina vapaaehtoista.

D. Muut tiedot

Käyttäjä voi halutessaan lähettää julkisia kommentteja alustalla julkaistuihin artikkeleihin. Hän voi myös julkaista kommentteja, arvioita tai ilmoituksia Erasmus+ -työkalut -osiossa (kurssiluettelo, liikkuvuusmahdollisuudet ja strategiset kumppanuushankkeet), jolloin sovelletaan näitä käyttöehtoja. Kaikissa näissä tapauksissa jäsenet voivat lähettää tietoja julkaistaakseen kommenttejaan, arvioitaan tai ilmoituksiaan.

Käyttäjän on hyvä huomioida, että ylläpitäjillä on pääsy käyttäjien viesteihin ja ilmoituksiin ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi.

Käyttäjä voi myös osallistua kyselyihin tai webinaareihin tai liittyä erilaisille postituslistoille. Tällöin käyttäjä lähettää osallistumiseen tarvittavat tiedot.

Alustalla kerätään sellaisia tietoja kuin käyttäjän IP-osoite, internetpalveluntarjoaja, selain, käyttöjärjestelmä, summittaiset käyttökerrat, viittaava sivusto, käyttäjän vuorovaikutus järjestelmän toimintojen kanssa sekä muut vastaavat käyttäjän tietokoneen ja School Education Gateway -alustan palvelimien välillä vaihdettavat tiedot. Näitä tietoja ei liitetä tiettyihin käyttäjätileihin muutoin kuin silloin, jos pitää selvittää tietyn käyttäjän toiminta epäiltäessä käyttöehtojen rikkomista.

Lisäksi kerätään koostettuja tilastotietoja säännöllisesti. Näitä ovat esimerkiksi käyttäjien määrä tiettynä ajanjaksona, käyttäjien valitsemat kurssit sekä tilien käyttö.

3. Mitä tarkoitusta varten käsittelemme tietojasi? 

Henkilötietojen käsittely on tarpeen seuraavista syistä:

  • Rekisteröityneet voivat tällöin käyttää alustan palveluja, muun muassa
    • julkaista kommentteja, arvioita ja ilmoituksia
    • hyödyntää alustan eri ominaisuuksia (suosikit, tallennetut haut)
    • rikastuttaa käyttäjäprofiileja.
  • Voidaan käsitellä tukipyyntöjä, sisältöehdotuksia, ilmoituksia ongelmista jne.
  • Mahdollistetaan School Education Gatewayn rekisteröityneiden käyttäjien kommunikointi ja yhteistyö keskinäisen luottamuksen ja kunnioituksen hengessä.
  • Voidaan toteuttaa ja edistää seuranta- ja tutkimustoimia.
  • Voidaan kehittää tiedotusta ja viestintää School Education Gateway -alustan ja sen palvelujen kautta.
  • Voidaan lähettää käyttäjille School Education Gateway -alustaan liittyviä tiedotteita ja asiaankuuluvaa tietoa (esim. uutiskirje tai infokirje kurssien järjestäjille) sekä tiedottaa käyttäjille muista alaan liittyvistä Euroopan komission toimista, joista he voisivat olla kiinnostuneita.
  • Voidaan hallita ja toteuttaa verkkokursseja, mukaan lukien seuraavat asiat:
    • voidaan seurata verkkokurssien osallistujamääriä sekä yksittäisten käyttäjien edistymistä ja moduulien suorittamista loppuun
    • voidaan jakaa henkilöön liittyviä tunnistettavia tietoja ja suorituksia tietyllä verkkokurssilla kurssin opettajien tai kurssin toteuttamiseen osallistuvien moderaattorien kanssa
    • mahdollistetaan käyttäjille oman panoksen antaminen verkkokursseilla arvioimalla, kommentoimalla, kirjanmerkkejä ja aihetunnisteita lisäämällä, tietovisoihin vastaamalla, osallistumalla keskusteluun foorumien ja muiden viestintätyökalujen avulla sekä lataamalla alustalle omia aineistojaan
    • voidaan esittää ja tehdä yhteenvetoja kurssin tuloksista
    • voidaan hyödyntää foorumien ja viestintätyökalujen viestejä käynnissä olevissa ja tulevissa kursseissa ja kursseja koskevassa viestinnässä sekä parantaa tulevaa kurssitarjontaa
    • voidaan järjestää käyttäjiä ryhmiin tai aiheen mukaisiin tehtäviin.
  • Mahdollistetaan käyttökokemus ja voidaan parantaa sitä tässä ja vastaavissa tulevissa Euroopan komission hankkeissa käyttöoikeuksien hallinnan, käyttötiheyden seurannan, hakutoimintojen käytön, valintojen ja asetusten avulla.
  • Mahdollistetaan käyttäjien lähettämän sisällön kerääminen, luokittelu ja referointi foorumeilla ja muissa viestintätyökaluissa.
  • Voidaan tarjota koostettuja tilastotietoja, joita ovat muun muassa käyttäjien määrä tiettynä ajanjaksona, jäsenten suosimat aiheet ja/tai maat sekä tilien käyttö.

4. Millä oikeusperusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (säädetään unionin oikeudessa) (asetus 2018/1725, 5 artiklan 1 kohdan a alakohta).

  • Erasmus+: unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelma, perustettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU) N:o 1288/2013, joka on annettu 11 päivänä joulukuuta 2013 ja kumoaa päätökset N:o 1719/2006/EY, 1720/2006/EY ja 1298/2008/EY (EUVL L 347, 20.12.2013, s. 50–73)
  • Komission täytäntöönpanopäätös, annettu 18 päivänä joulukuuta 2013, koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston perustamisesta ja päätöksen 2009/336/EY kumoamisesta (2013/776/EU): 3 artiklan 1 kohdan a alakohta.
  • Palvelusopimukset 2017-3597, 2017-3598 ja 2017-3599 koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston ja EUN Partnership AISBL:n välillä.

Käsittely, johon ei sovelleta edellä mainittuja oikeusperusteita, perustuu rekisteröidyn suostumukseen (asetus (EU) 2018/1725, 5 artiklan 1 kohdan d alakohta).

5. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Tilastoihin ja tutkimustarkoituksiin liittyviä tietoja säilytetään koko School Education Gateway -hankkeen ajan koostetussa, nimettömässä muodossa.

Käyttäjän profiiliin liittyviä tietoja säilytetään kolmen vuoden ajan käyttäjän viimeisestä sisäänkirjautumisesta. Kun viimeisestä sisäänkirjautumisesta on kulunut kolme vuotta, käyttäjäprofiili poistuu automaattisesti käytöstä, eli se ei enää näy muille käyttäjille. Käyttäjälle ilmoitetaan, että hänen profiilinsa on poistumassa käytöstä ja että hän voi ottaa tilin uudelleen käyttöön kirjautumalla sisään kahden viikon kuluessa. Jos käyttäjä ei kirjaudu sisään kahden viikon kuluessa, hänen profiilinsa poistetaan käytöstä pysyvästi. Kaikki henkilötiedot muutetaan tällöin nimettömiksi. Mitkään käyttäjän mahdollisesti kolmannen osapuolen työkalujen kautta antamat henkilötiedot (esim. käytettäessä verkkokurssilla ulkoista työkalua, kuten Facebook, Twitter tai Padlet) eivät ole rekisterinpitäjän vastuulla, eikä anonymisointi siten koske niitä.

Tilin voi ottaa pois käytöstä tai poistaa kokonaan ottamalla yhteyttä tukipalveluun osoitteella support@schooleducationgateway.eu.

Jos käyttäjä pyytää profiilinsa poistamista käytöstä tai profiili poistetaan käytöstä automaattisesti, mitään tietoja ei jää näkyviin muille School Education Gatewayn käyttäjille. Tiedot säilytetään vain nimettömässä muodossa, jossa niitä ei voi yhdistää tiettyyn henkilöön. Jos käytöstä poistetun profiilin käyttäjä haluaa jatkaa alustan käyttämistä, hänen on rekisteröidyttävä uudelleen. Tiedot ovat EACEA:n, Euroopan komission, kansallisten tai alueellisten kouluviranomaisten, School Education Gatewayn toiminnasta vastaavien viranomaisten ja muiden kolmansien osapuolten käytettävissä yksinomaan tutkimus- ja seurantatarkoituksiin (ks. kohta 3) koostetussa muodossa rekisterinpitäjän luvalla.

6. Kenellä on pääsy henkilökohtaisiin tietoihisi ja kenelle niitä luovutetaan?

Edellä mainittuja tarkoituksia varten pääsy kaikkiin tietoihin on vain seuraavilla:

  • Euroopan komission koulutuksen ja kulttuurin pääosaston (EAC) nimetyt työntekijät
  • EACEA:n nimetyt työntekijät
  • palveluntarjoajan (EUN Partnership) nimetyt työntekijät

Osa käyttäjien antamista tiedoista on esillä School Education Gateway -alustan julkisessa osiossa, joten kyseiset tiedot ovat vapaasti saatavilla internetissä. Tällöin käyttäjällä on oikeus poistaa tietonsa. Julkiseksi tulevia tietoja ovat erityisesti seuraavat:

Organisaation tiedot näkyvät kaikille käyttäjille organisaation sivulla:

  • nimi, osoite, paikkakunta, maa, kuva, Facebook-, Twitter- ja LinkedIn-osoitteet, verkkosivusto
  • organisaatioon liittyvät rekisteröityneet käyttäjät (etunimi, sukunimi, maa, kuva)
  • organisaation jäsenten julkaisemat ilmoitukset kursseista, liikkuvuusmahdollisuuksista ja strategisista kumppanuushankkeista
  • tähtiarviot, jotka perustuvat organisaation kurssien keskiarvoon (jos kursseja on)
  • luettelo arvosteluista ja arvioista, joita muut käyttäjät ovat antaneet organisaation kursseista.

Rekisteröityneen tiedot:

  • seuraavat rekisteröityneen tiedot näkyvät kaikille käyttäjille vain organisaation julkisella sivulla (jos käyttäjä on liittynyt yhteen tai useampaan organisaatioon): etunimi, sukunimi, maa, pikkukuva (jos kuva annettu)
  • käyttäjän profiilisivulle pääsevät vain toiset kirjautuneet käyttäjät, ja näkyvillä ovat seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, maa, kuva, organisaatio(t), käyttäjätyyppi, rekisteröityneen antamat kommentit ja suosikiksi merkitsemät artikkelit sekä tieto siitä, onko hän eTwinningin jäsen 
  • kaikki rekisteröityneen käyttäjän vapaaehtoisesti tekemät ilmoitukset, kommentit, arviot tai arvostelut ovat julkisia, ts. ne näkyvät sivuston kävijöille näiden tarkastellessa kommentoitua tai arvioitua kohdetta, ja ne näkyvät myös hakukoneiden tuloksissa
  • käyttäjän toiminnan verkkokurssilla näkevät vain rekisteröityneet käyttäjät, jotka ovat ilmoittautuneet samalle kurssille.

Tiettyjen tietojen siirtäminen kolmansille osapuolille (esim. tutkimuskeskuksille ja yliopistoille) voidaan sallia rekisterinpitäjän nimenomaisella luvalla, mutta tiedot siirretään nimettöminä.

Henkilötietoja ei koskaan käytetä markkinointitarkoituksiin.

7. Kuinka suojaamme henkilötietosi?

Kerätyt henkilötiedot ja kaikki niihin liittyvät tiedot on tallennettu palveluntarjoajan (EUN) turvallisille palvelimille.

Palveluntarjoajan kanssa tehty sopimus sisältää tietosuojaa koskevan sopimuslausekkeen sen varmistamiseksi, että tietojasi käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Palveluntarjoajan tietokonekeskusten toiminta noudattaa sopimuksen mukaisesti Euroopan komission turvallisuustoiminnan pääosaston tämäntyyppisille palvelimille ja palveluille vahvistamia turvallisuusmääräyksiä ja -ohjeita.

8. Mitkä ovat henkilötietoja koskevat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Sinulla on oikeus

  • pyytää pääsyä henkilötietoihin, joita säilytämme sinusta
  • pyytää henkilötietojesi oikaisemista tai korjata ne itse profiilissasi
  • pyytää tietyin edellytyksin henkilötietojesi poistamista
  • pyytää tietyin edellytyksin henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa koska tahansa henkilötietojesi käsittelyä omaan tilanteeseesi liittyvillä perusteilla
  • pyytää tietojesi siirtämistä toiseen organisaatioon yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirto järjestelmästä toiseen)
  • peruuttaa suostumuksesi koska tahansa.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä omaan tilanteeseesi liittyvillä perusteilla asetuksen (EU) 2018/1725 23 artiklan mukaisesti.

Sinulla on myös lain mukaan oikeus olla joutumatta itseäsi koskevan automaattisen päätöksenteon kohteeksi (päätökset, jotka tehdään täysin koneellisesti).

9. Sinulla on oikeus nostaa kanne henkilötietoihin liittyvissä riita-asioissa

Jos henkilötietojen suojaamiseen liittyvissä kysymyksissä ilmenee ongelmia, voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään yllä mainitulla osoitteella tai sähköpostitse (ks. kohta 1).

Voit myös ottaa yhteyttä EACEA:n tietosuojavastaavaan sähköpostitse osoitteella eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Voit koska tahansa tehdä valituksen Euroopan tietosuojavaltuutetulle: https://edps.europa.eu/

[i] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (ETA:n kannalta merkityksellinen teksti) (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39).